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Datenschutzbestimmungen

Datenschutzhinweise für Website-Besucher/Social Media

Datenschutzhinweise für Eigentümer und deren Vertretungsberechtigte sowie Interessenten

Datenschutzhinweise für Mieter und Mietinteressenten

Datenschutzhinweise für Bewerber und Beschäftigte

Datenschutzhinweise für sonstige betroffene Personen (z. B. Investoren, Zahlungsempfänger, Dienstleister, Ansprechpartner)

Datenschutzhinweise für Website-Besucher/Social Media

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Fundamenta Group Deutschland AG
Maximilianstraße 38
80539 München

Tel: +49 89 9982 072 00
E-Mail: info@fundamentagroup.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:

GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Geschäftsführer Steffen Groß
Storkower Straße 101B
10407 Berlin

Tel: 030 419939660
E-Mail: kanzlei@gross.team

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten von Ihnen, die zur Erreichung der unten aufgeführten Zwecke erforderlich sind. Details finden Sie in der Auflistung der einzelnen Verarbeitungsvorgänge.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese ergeben sich aus Verträgen und sonstigen Beauftragungen.
  • Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählt beispielsweise das Verwenden technisch notwendiger Cookies und Server-Log-Dateien für die Optimierung des Nutzungserlebnisses auf der Website oder der Systemsicherheit.
  • Falls Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 TDDDG. Dies könnte beispielsweise für optionale Cookies zutreffen, die für den Betrieb der Website nicht zwingend erforderlich sind.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Ihre personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Wir bedienen uns zur Wahrnehmung unserer Aufgaben zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem IT-Dienstleister/Softwarehersteller, der Hosting-Anbieter und Drittanbieter.

Im Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Datenschutzanfragen können auch folgende Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, an welche Empfänger Ihre personenbezogenen Daten dabei weitergegeben werden.

Übermittlung in Drittländer

Soweit Auftragsverarbeiter und Drittanbieter wie z. B. Anbieter von sozialen Netzwerken, Cookies und Tracking Technologien ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU haben, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe, erfolgt die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer bzw. Organisationen aufgrund folgender Rechtsgrundlagen: Aufgrund eines Beschlusses der Europäischen Kommission („EU-Kommission“) über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 (3) DSGVO), sofern ein solcher Beschluss vorliegt. Für Empfänger in den USA gilt der Angemessenheitsbeschluss nur dann, wenn das Unternehmen nach dem „EU-US Data Privacy Framework (DPF)“ zertifiziert ist. Ansonsten erfolgt die Übermittlung vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO, insbesondere die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DSGVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, nach welchem Zeitraum Ihre personenbezogenen Daten vernichtet werden.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Social-Media-Profile

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Social-Media-Auftritte

LinkedIn

Die Darstellung unseres Unternehmens im Internet unter Zuhilfenahme eines entsprechenden Plattformbetreibers (LinkedIn) ist ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Sie unser LinkedIn-Profil besuchen, werden durch den Betreiber der Plattform (LinkedIn) weitere Daten erhoben und zu dessen eigenen Zwecken verarbeitet. Dabei findet mitunter eine umfassende Analyse Ihres Nutzerverhaltens statt, woraus der Betreiber Nutzerprofile erstellen kann. Diese kann er beispielsweise zur Anzeige interessenbezogener Werbung nutzen. Bitte beachten Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen des Plattformbetreibers. Der Gesetzgeber sieht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen uns und dem Plattformbetreiber. Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht) sowohl bei dem Plattformbetreiber als auch bei uns geltend machen können. Dennoch ist unser Einfluss auf die Verarbeitungstätigkeiten durch den Plattformbetreiber begrenzt.

Im Folgenden finden Sie die Links zu den datenschutzrelevanten Informationen des Plattformbetreibers:

Externe Verlinkungen

Auf unser Webseite können Dienste und Funktionen von Dritten in Form von externen Verlinkungen eingebunden werden. Diese Verlinkungen sind gekennzeichnet. Wenn Nutzer auf die Links klicken und diese Angebote nutzen, verlassen Sie unsere Webseite und werden auf die Webseite des jeweiligen Dritten, der unter Umständen eigene Cookies und Tracking Technologien einsetzt, weitergeleitet. Diese Dritten verarbeiten die Daten als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen und Cookie Hinweisen des jeweiligen Dritten.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:

Betrieb der Website

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger Betrieb und Optimierung des Internetauftritts)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, Server-Log-Dateien, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage/des Zugriffs, IP-Adresse, ungefähre geographische Herkunft

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Löschung personenbezogener Daten

Datenverarbeitung erfolgt durch Hosting-Anbieter. Daten werden in der Regel nach Zweckerreichung gelöscht; längstenfalls 10 Tage (Server-Log)

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Kommunikation mit Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erfüllung von rechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. bereichsspezifischen Gesetzen wie z. B. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Ggf. externe Dienstleister im Bereich Finanzberatung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien z. B.

  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Sonstiger Schriftverkehr: 6 Jahre

Im Übrigen s. die weiteren Verarbeitungsprozesse entsprechend diesen Datenschutzhinweisen.

Beginn der Löschfrist: Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien; Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der E-Mail)

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Videokonferenzen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse, Metadaten der Kommunikation, Telefonnummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Videokonferenzsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerreichung (max. 1 Monat)

Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ausübung der Betroffenen-Rechte auf Anfrage (Auskunft, Korrektur, Datenübertragung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Zum Nachweis der Erfüllung von Betroffenenrechten wird die diesbezügliche Kommunikation gespeichert. Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungszweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Server-Log-Dateien, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage/des Zugriffs, IP-Adresse, ungefähre geografische Herkunft, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Externer Datenschutzbeauftragter
    • Rechtsanwalt
    • bei Recht auf Datenübertragbarkeit jeder weitere vom Betroffenen benannte Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger, sofern diese in Drittländern ansässig sind

Löschung personenbezogener Daten

Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien. Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG)

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der Betroffenenanfrage)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge

Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Gerichtsverfahren

Wenn personenbezogene Daten verwendet werden zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Gerichtsverfahren, dann gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Rechtsanwalt/Notar
    • Gericht
    • Gerichtsvollzieher
    • Inkassounternehmen
    • Fallspezifisch weitere Empfänger möglich

Löschung personenbezogener Daten

  • allgemeine Verjährungsfrist 3 Jahre
  • für Urteile/Vergleiche 30 Jahre

Beginn der Löschfrist: Sobald die Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder keine Rechtsnachteile mehr vorkommen können (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Server-Log-Dateien, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage/des Zugriffs, IP-Adresse, ungefähre geografische Herkunft, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Cloudanbieter
    • Hosting-Anbieter
    • Asset-Management-System-Anbieter
    • IT-Berater
    • Ad-Hoc Service Provider
    • Ggf. externer IT-Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

N/A - Datenverarbeitung erfolgt durch IT

Beginn der Löschfrist: Zweckerfüllung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Datenschutzhinweise für Eigentümer und deren Vertretungsberechtigte sowie Interessenten

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Fundamenta Group Deutschland AG
Maximilianstraße 38
80539 München

Tel: +49 89 9982 072 00
E-Mail: info@fundamentagroup.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:

GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Geschäftsführer Steffen Groß
Storkower Straße 101B
10407 Berlin

Tel: 030 419939660
E-Mail: kanzlei@gross.team

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen Daten von Ihnen, die zur Erreichung der unten aufgeführten Zwecke erforderlich sind. Details finden Sie in der Auflistung der einzelnen Verarbeitungsvorgänge.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese ergeben sich aus Verträgen und sonstigen Beauftragungen.
  • Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) wie z. B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
  • Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählt beispielsweise die Aufrechterhaltung unseres IT-Betriebs und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. aus dem Handels- und Steuerrecht, Datenschutzrecht). Im Falle von Rechtsstreitigkeiten liegt unser berechtigtes Interesse in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Falls Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Ihre personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Wir bedienen uns zur Wahrnehmung unserer Aufgaben zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Steuerberater, Banken, Versicherungen, Förderanstalten, IT-System-Berater, Cloudanbieter, Softwareanbieter, IT-Infrastrukturbetreiber und sonstige IT-Dienstleister.

Im Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Datenschutzanfragen können auch folgende Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte.

Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, an welche Empfänger Ihre personenbezogenen Daten dabei weitergegeben werden.

Übermittlung in Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise in Drittländer übermittelt.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer übermittelt werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, nach welchem Zeitraum Ihre personenbezogenen Daten vernichtet werden.

Erhalten wir Daten von anderen Stellen?

Wir erhalten personenbezogene Daten von Ihnen teilweise von anderen Stellen (nicht direkt von Ihnen).

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob wir dabei Daten von Ihnen aus anderen Quellen erhalten.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:

Kommunikation mit Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erfüllung von rechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. bereichsspezifischen Gesetzen wie z. B. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Ggf. externe Dienstleister im Bereich Finanzberatung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien z. B.

  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Sonstiger Schriftverkehr: 6 Jahre

Im Übrigen s. die weiteren Verarbeitungsprozesse entsprechend diesen Datenschutzhinweisen.

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge

Videokonferenzen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse, Metadaten der Kommunikation, Telefonnummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Videokonferenzsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerreichung (max. 1 Monat)

Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge

Ausübung der Betroffenen-Rechte auf Anfrage (Auskunft, Korrektur, Datenübertragung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Zum Nachweis der Erfüllung von Betroffenenrechten wird die diesbezügliche Kommunikation gespeichert. Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungszweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Metadaten der Kommunikation, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Externer Datenschutzbeauftragter
    • Rechtsanwalt
    • bei Recht auf Datenübertragbarkeit jeder weitere vom Betroffenen benannte Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger, sofern diese in Drittländern ansässig sind

Löschung personenbezogener Daten

Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien. Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG)

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der Betroffenenanfrage)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Gerichtsverfahren

Wenn personenbezogene Daten verwendet werden zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Gerichtsverfahren, dann gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Rechtsanwalt/Notar
    • Gericht
    • Gerichtsvollzieher
    • Inkassounternehmen
    • Fallspezifisch weitere Empfänger möglich

Löschung personenbezogener Daten

  • allgemeine Verjährungsfrist 3 Jahre
  • für Urteile/Vergleiche 30 Jahre

Beginn der Löschfrist: Sobald die Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder keine Rechtsnachteile mehr vorkommen können (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Finanzbuchhaltung

Für personenbezogene Daten, die wir zum Zweck der Finanzbuchhaltung verarbeiten, gelten die folgenden Hinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. AO, KStG, GewStG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerberater
    • Bank zur Durchführung der Überweisungen
    • Hosting-Anbieter
    • Ggf. Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Buchungsbelege: 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende nach Steuerbescheid

Woher stammen die Daten?

Erhebung von Kontendaten über die Bank

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Jahresabschlussprüfung/Innenrevision

Falls Sie eine Rechnung von uns erhalten haben, sind die dabei verwendeten Daten Gegenstand der Jahresabschlussprüfung/Innenrevision für das Jahr der Rechnungslegung.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerprüfer (Finanzamt)

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Zählerstände, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Metadaten der Kommunikation, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Cloudanbieter
    • Hosting-Anbieter
    • Asset-Management-System-Anbieter
    • IT-Berater
    • Ad-Hoc Service Provider
    • Ggf. externer IT-Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

N/A - Datenverarbeitung erfolgt durch IT

Beginn der Löschfrist: Zweckerfüllung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Daten-/Aktenvernichtung

Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, dann löschen wir diese. Die Löschung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Zählerstände, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Angebotserstellung

Wenn wir Ihnen ein Angebot erteilen, dann gelten für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Hinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Muttergesellschaft: Netzwerkpflege und Vertriebsdienstleistungen
    • Auftragsverarbeiter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Bei Nichtbeauftragung: 1 Jahr; Bei Beauftragung: 6 Jahre nach Beendigung des Vertrages

Beginn der Löschfrist: Bei Nichtbeauftragung: zum Zeitpunkt der Absage; Bei Beauftragung: zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses

Woher stammen die Daten?

Daten werden direkt bei der betroffenen Person erhoben

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Geschäftsbesorgungsvertrag/Investment Advisor Vertrag

Wenn Sie einen Vertrag mit uns abschließen, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der im Vertrag genannten Personen.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung (Dokumentation der vertraglichen Pflichten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Unterschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Kunden
    • Käufer/Verkäufer (bei An-/Verkäufen)
    • Cloudanbieter

Löschung personenbezogener Daten

6 Jahre zum Jahresende nach Ablauf des Vertrags

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Anrufbeantworter

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Telekommunikationsanbieter
    • Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen

Beginn der Löschfrist: Aufnahme

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte

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Blacklist

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Verhinderung der Wiedereinspielung gelöschter Daten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, sonstige Kontaktdaten oder ggf. weitere Daten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • CRM-Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Widerruf des Widerspruchs

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Werbung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Werbung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. dem Vorliegen der Voraussetzungen nach § 7 Abs. 3 UWG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Auftragsverarbeiter (Marketing & Communication)

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Ende des Vertragsverhältnisses oder Widerspruch durch den Betroffenen

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen in Vertretung des Eigentümers zur Vertragserfüllung (Kontrolle der Hausverwaltung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Asset Management Systems

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten aus Verwaltungsunterlagen werden über die Hausverwaltung erhoben; Mieterdaten werden über den Eigentümer oder die Hausverwaltung erhoben

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Übernahme einer Liegenschaft von Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter (Wohnraum, Gewerbe, WEG)

Bei der Übernahme einer Liegenschaft erhalten wir von der Vorverwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Auftragsverarbeiter des Verwalters

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)

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Abgabe einer Liegenschaft an neue Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter

Bei der Abgabe einer Liegenschaft übermitteln wir an die zukünftige Verwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Sicherung einer geordneten Übergabe) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Kopie des Personalausweises, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Neuer Verwalter/Eigentümer
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Ggf. Verwalter/Eigentümer in Drittländern; Hosting-Anbieter in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor)

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Eröffnung des Bankkontos der WEG/des Mietkautionskontos (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift des Mieters oder des Eigentümers/Vermieters, Geburtsdatum/Geburtsort, Beginn des Mietverhältnisses

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Bank
    • Ggf. Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) bei Verdacht

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung der Mieterdaten über den Eigentümer/Vermieter/Verwalter

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Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht, Wartung bei gesetzlichen Pflichten, z. B. Rauchwarnmelder, Legionellenprüfung (Überwachung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Ggf. Datenerhebung über Eigentümer/Vermieter/Verwalter oder Fachunternehmen

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Instandsetzung (Überwachung), Instandhaltung (Überwachung), Modernisierung (Überwachung und Durchführung), Baumaßnahmen (Überwachung und Durchführung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Überwachung der Instandsetzung und Instandhaltung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter/Verwalter erhoben

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Weitergabe von Daten an Handwerker/Dienstleister zwecks Identifikation der Wohneinheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Handwerker/Dienstleister

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Führung der Beschlusssammlung (Protokolle/Beschlüsse)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Regelungen der Miteigentümer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Dauerhafte Aufbewahrung, keine Löschung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Übergabe-/Übernahmeprotokolle Projektentwicklungen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Nachweis über den Zustand der Wohnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Zählerstände, Name, Unterschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

10 Jahre zum Jahresende

Beginn der Löschfrist: Übernahme/Verkauf

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Mieterhöhungsverlangen mit Vergleichswohnungen (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter/Eigentümer/Verwalter)

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Ankauf und Verkauf von Immobilien: Dokumentation der vertraglichen Pflichten und Ermöglichung einer externen Überprüfung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Unterschrift, Anschrift, Geburtsdatum

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Alternative Investmentmanager
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

10 Jahre zum Jahresende; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Abschluss des Vertrags

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ankauf und Verkauf von Immobilien: Datenbereitstellung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Vertragsanbahnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Mieterliste (i. d. R. anonymisiert), Verträge und Buchhaltungsbelege zur Beurteilung der Haftungsrisiken und der Wirtschaftlichkeit und der technischen Situation des Gebäudes

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Interessenten (An- und Verkauf)
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Ablauf der Verjährungsfristen (Haftungsrisiko); i.d.R. 5 Jahre zum Jahresende nach Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden ggf. über einen externen Verkäufer erhoben.

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Ankauf und Verkauf von Immobilien: Identifizierung des Kaufinteressenten gemäß Geldwäschegesetz

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 12 Abs. 1 GwG, §2 Abs. 1 Ziffer 14 GwG, § 8 Abs. 4 GwG, § 23a GWG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle Angaben aus Personalausweis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) bei Verdacht
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

5 Jahre zum Jahresende; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden über den Eigentümer erhoben.

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Interessentendatenbank

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO nach Ablauf von 12 Monaten

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter der Transaktionsdatenbank
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor); Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor)

Löschung personenbezogener Daten

12 Monate; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung, wenn die Einwilligung nicht erneuert wird

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Datenschutzhinweise für Mieter und Mietinteressenten

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Fundamenta Group Deutschland AG
Maximilianstraße 38
80539 München

Tel: +49 89 9982 072 00
E-Mail: info@fundamentagroup.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:

GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Geschäftsführer Steffen Groß
Storkower Straße 101B
10407 Berlin

Tel: 030 419939660
E-Mail: kanzlei@gross.team

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen Daten von Ihnen, die zur Erreichung der unten aufgeführten Zwecke erforderlich sind. Details finden Sie in der Auflistung der einzelnen Verarbeitungsvorgänge.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese ergeben sich aus Verträgen und sonstigen Beauftragungen.
  • Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) wie z. B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
  • Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählt beispielsweise die Aufrechterhaltung unseres IT-Betriebs und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. aus dem Handels- und Steuerrecht, Datenschutzrecht). Im Falle von Rechtsstreitigkeiten liegt unser berechtigtes Interesse in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Falls Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Ihre personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Wir bedienen uns zur Wahrnehmung unserer Aufgaben zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Steuerberater, Banken, Versicherungen, Förderanstalten, IT-System-Berater, Cloudanbieter, Softwareanbieter, IT-Infrastrukturbetreiber und sonstige IT-Dienstleister.

Im Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Datenschutzanfragen können auch folgende Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte.

Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, an welche Empfänger Ihre personenbezogenen Daten dabei weitergegeben werden.

Übermittlung in Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise in Drittländer übermittelt.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer übermittelt werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, nach welchem Zeitraum Ihre personenbezogenen Daten vernichtet werden.

Erhalten wir Daten von anderen Stellen?

Wir erhalten personenbezogene Daten von Ihnen teilweise von anderen Stellen (nicht direkt von Ihnen).

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob wir dabei Daten von Ihnen aus anderen Quellen erhalten.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:

Kommunikation mit Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erfüllung von rechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. bereichsspezifischen Gesetzen wie z. B. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Ggf. externe Dienstleister im Bereich Finanzberatung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien z. B.

  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Sonstiger Schriftverkehr: 6 Jahre

Im Übrigen s. die weiteren Verarbeitungsprozesse entsprechend diesen Datenschutzhinweisen.

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Videokonferenzen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse, Metadaten der Kommunikation, Telefonnummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Videokonferenzsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerreichung (max. 1 Monat)

Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ausübung der Betroffenen-Rechte auf Anfrage (Auskunft, Korrektur, Datenübertragung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Zum Nachweis der Erfüllung von Betroffenenrechten wird die diesbezügliche Kommunikation gespeichert. Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungszweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Zahlungen, Zählerstände, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe, Metadaten der Kommunikation,

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Externer Datenschutzbeauftragter
    • Rechtsanwalt
    • bei Recht auf Datenübertragbarkeit jeder weitere vom Betroffenen benannte Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger, sofern diese in Drittländern ansässig sind

Löschung personenbezogener Daten

Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien. Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG)

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der Betroffenenanfrage)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Gerichtsverfahren

Wenn personenbezogene Daten verwendet werden zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Gerichtsverfahren, dann gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Rechtsanwalt/Notar
    • Gericht
    • Gerichtsvollzieher
    • Inkassounternehmen
    • Fallspezifisch weitere Empfänger möglich

Löschung personenbezogener Daten

  • allgemeine Verjährungsfrist 3 Jahre
  • für Urteile/Vergleiche 30 Jahre

Beginn der Löschfrist: Sobald die Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder keine Rechtsnachteile mehr vorkommen können (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Finanzbuchhaltung

Für personenbezogene Daten, die wir zum Zweck der Finanzbuchhaltung verarbeiten, gelten die folgenden Hinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerberater
    • Bank zur Durchführung der Überweisungen
    • Hosting-Anbieter
    • Ggf. Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Buchungsbelege: 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende nach Steuerbescheid

Woher stammen die Daten?

Erhebung von Kontendaten über die Bank

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Jahresabschlussprüfung/Innenrevision

Falls Sie eine Rechnung von uns erhalten haben, sind die dabei verwendeten Daten Gegenstand der Jahresabschlussprüfung/Innenrevision für das Jahr der Rechnungslegung.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerprüfer (Finanzamt)

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Zahlungen, Zählerstände, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe, Metadaten der Kommunikation

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Cloudanbieter
    • Hosting-Anbieter
    • Asset-Management-System-Anbieter
    • IT-Berater
    • Ad-Hoc Service Provider
    • Ggf. externer IT-Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

N/A - Datenverarbeitung erfolgt durch IT

Beginn der Löschfrist: Zweckerfüllung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Daten-/Aktenvernichtung

Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, dann löschen wir diese. Die Löschung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Zählerstände, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Anrufbeantworter

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Telekommunikationsanbieter
    • Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen

Beginn der Löschfrist: Aufnahme

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte

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Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen in Vertretung des Eigentümers zur Vertragserfüllung (Kontrolle der Hausverwaltung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Asset Management Systems

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten aus Verwaltungsunterlagen werden über die Hausverwaltung erhoben; Mieterdaten werden über den Eigentümer oder die Hausverwaltung erhoben

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Mieterliste zur Überwachung der Vertragsgrundlage/Konditionen und zum Erstellen der Wirtschaftlichkeitsrechnung (Budget)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Vertragsverfüllung gegenüber Auftraggeber) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Miethöhe, Anschrift, ggf. Telefonnummer (Einsicht), ggf. E-Mail-Adresse (Einsicht), Wohnungsgröße

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Asset Management Systems
    • Eigentümer
    • Ggf. externe Dienstleister

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Auszug des Mieters

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ankauf und Verkauf von Immobilien: Datenbereitstellung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Vertragsanbahnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Mieterliste (i. d. R. anonymisiert), Verträge und Buchhaltungsbelege zur Beurteilung der Haftungsrisiken und der Wirtschaftlichkeit und der technischen Situation des Gebäudes

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Interessenten (An- und Verkauf)
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Ablauf der Verjährungsfristen (Haftungsrisiko); i.d.R. 5 Jahre zum Jahresende nach Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden ggf. über einen externen Verkäufer erhoben.

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Übernahme einer Liegenschaft von Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter (Wohnraum, Gewerbe, WEG)

Bei der Übernahme einer Liegenschaft erhalten wir von der Vorverwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Auftragsverarbeiter des Verwalters

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)

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Abgabe einer Liegenschaft an neue Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter

Bei der Abgabe einer Liegenschaft übermitteln wir an die zukünftige Verwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Sicherung einer geordneten Übergabe) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Neuer Verwalter/Eigentümer
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Ggf. Verwalter/Eigentümer in Drittländern; Hosting-Anbieter in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor)

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge

Eröffnung des Mietkautionskontos (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift des Mieters oder des Eigentümers/Vermieters, Geburtsdatum/Geburtsort, Beginn des Mietverhältnisses

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Bank
    • Ggf. Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) bei Verdacht

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung der Mieterdaten über den Eigentümer/Vermieter

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Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht, Wartung bei gesetzlichen Pflichten, z. B. Rauchwarnmelder, Legionellenprüfung (Überwachung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Ggf. Datenerhebung über Eigentümer/Vermieter/Verwalter oder Fachunternehmen

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Instandsetzung (Überwachung), Instandhaltung (Überwachung), Modernisierung (Überwachung und Durchführung), Baumaßnahmen (Überwachung und Durchführung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Überwachung der Instandsetzung und Instandhaltung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter/Verwalter erhoben

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Weitergabe von Daten an Handwerker/Dienstleister zwecks Identifikation der Wohneinheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Handwerker/Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Übergabe-/Übernahmeprotokolle Projektentwicklungen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Nachweis über den Zustand der Wohnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Zählerstände, Name, Unterschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

10 Jahre zum Jahresende

Beginn der Löschfrist: Übernahme/Verkauf

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Nachweis von Einkommensverhältnissen (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bzgl. Daten von Mietern, sofern kein Direktvertrag mit dem Verantwortlichen vorliegt: berechtigtes Interesse (Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Einkommensnachweise

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Abschluss der Prüfung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden beim Eigentümer/Vermieter/Verwalter erhoben.

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Einsichtnahme zur Prüfung von externen Bonitätsauskünften

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Mietinteressenten)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Abschluss der Prüfung

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung über Eigentümer/Vermieter/Verwalter

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Mieterhöhungsverlangen mit Vergleichswohnungen (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter/Eigentümer/Verwalter)

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Datenschutzhinweise für Bewerber und Beschäftigte

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Fundamenta Group Deutschland AG und die Rechte, die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehen.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Fundamenta Group Deutschland AG
Maximilianstraße 38
80539 München

Tel: +49 89 9982 072 00
E-Mail: info@fundamentagroup.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:

GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Geschäftsführer Steffen Groß
Storkower Straße 101B
10407 Berlin

Tel: 030 419939660
E-Mail: kanzlei@gross.team

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wir, die Fundamenta Group Deutschland AG, gehören zu einer Unternehmensgruppe und arbeiten daher eng mit der Swiss Prime Site AG (CHE 101.080.841), Poststrasse 4a, CH-6300 Zug, zusammen. Aufgrund der Zusammenarbeit verarbeiten wir auch Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken gemeinsam.

  • Zurverfügungstellung von Vorteilen
  • Vereinheitlichen der Anstellungsbedingungen (inkl. Vergütung und Benefits)
  • Beförderung
  • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
  • Wahrung der berechtigten Interessen, wie Anonymisierung, Umfragen, Statistiken, IT-Sicherheit, Prävention und Aufdecken von Missbräuchen, Schulung, Prompting oder Einsatz von KI-Tools, Ermittlungen, Durchsetzung der Rechte, IT-Entwicklung und -Tests, Kommunikationsverfolgung, Vorbereitung oder Durchführung von Umstrukturierungen wie Fusionen und Übernahmen

Zur Gewährleistung Ihrer Rechte und unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben wir eine Vereinbarung geschlossen, die Regeln über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufstellt. Als sog. gemeinsame Verantwortliche (nach Art. 26 DSGVO) sind wir gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.

Wir haben uns gemeinsam darüber verständigt, wie wir Ihre Rechte sicherstellen und näher festgelegt, welche Verpflichtungen jede Partei zur Erfüllung der Pflichten der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO.

Sie können hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten jedes beteiligte Unternehmen einzeln ansprechen und Ihre Rechte geltend machen.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten nach folgenden Fristen:

  • Steuerlich nicht relevante Daten – sofort nach Zweckerreichung
  • Steuerlich und aufbewahrungspflichtig relevante Daten – 10 Jahre
  • Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Die Löschfrist beginnt nach Mitarbeiter-Austritt bzw. Fortfall des Verarbeitungszwecks (zum Jahresende).

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten von Ihnen, die zur Erreichung der unten aufgeführten Zwecke erforderlich sind. Details finden Sie in der Auflistung der einzelnen Verarbeitungsvorgänge.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir vornehmlich zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber den Beschäftigten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 26 BDSG), ggf. in Verbindung mit geltenden gesetzlichen Vorschriften des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts, soweit vorhanden.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs.2 h) i. V. m. § 22 Abs.1 b) BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Eingliederungsmanagement).

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wenn wir Kontaktdaten zur Kommunikation mit Ansprechpartnern nutzen, Maßnahmen ergreifen, um unseren IT-Betrieb aufrechtzuerhalten und die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Ein weiteres berechtigtes Interesse besteht in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie der Absicherung des Arbeitgebers und/oder Arbeitnehmers und der Mitarbeiterbindung. Zusätzlich haben wir ein berechtigtes Interesse an der Weiterbildung unserer Beschäftigten unter Hinzuziehung externer Schulungsanbieter

Falls Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung sonstiger Kategorien personenbezogener Daten erteilt haben (z. B. Veröffentlichung von Fotos auf der Firmenwebsite), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Ihre personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Wir bedienen uns zur Wahrnehmung unserer Aufgaben zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Steuerberater, Banken, Versicherungen, Förderanstalten, IT-System-Berater, Cloudanbieter, Softwareanbieter, IT-Infrastrukturbetreiber und sonstige IT-Dienstleister.

Im Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Datenschutzanfragen können auch folgende Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte.

Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, an welche Empfänger Ihre personenbezogenen Daten dabei weitergegeben werden.

Übermittlung in Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise in Drittländer übermittelt.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer übermittelt werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, nach welchem Zeitraum Ihre personenbezogenen Daten vernichtet werden.

Erhalten wir Daten von anderen Stellen?

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Prozesse, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung unserer Aufgaben stattfinden. Dort können Sie für jeden Verarbeitungsschritt nachlesen, ob wir dabei Daten von Ihnen aus anderen Quellen erhalten.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:

Kommunikation mit Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erfüllung von rechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. bereichsspezifischen Gesetzen wie z. B. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Ggf. externe Dienstleister im Bereich Finanzberatung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien z. B.

  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Sonstiger Schriftverkehr: 6 Jahre

Im Übrigen s. die weiteren Verarbeitungsprozesse entsprechend diesen Datenschutzhinweisen.

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Videokonferenzen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse, Metadaten der Kommunikation, Telefonnummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Videokonferenzsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerreichung (max. 1 Monat)

Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ausübung der Betroffenen-Rechte auf Anfrage (Auskunft, Korrektur, Datenübertragung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Zum Nachweis der Erfüllung von Betroffenenrechten wird die diesbezügliche Kommunikation gespeichert. Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungszweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss der Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Metadaten der Kommunikation, Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Externer Datenschutzbeauftragter
    • Rechtsanwalt
    • bei Recht auf Datenübertragbarkeit jeder weitere vom Betroffenen benannte Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger, sofern diese in Drittländern ansässig sind

Löschung personenbezogener Daten

Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien. Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG)

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der Betroffenenanfrage)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Gerichtsverfahren

Wenn personenbezogene Daten verwendet werden zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Gerichtsverfahren, dann gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Rechtsanwalt/Notar
    • Gericht
    • Gerichtsvollzieher
    • Inkassounternehmen
    • Fallspezifisch weitere Empfänger möglich

Löschung personenbezogener Daten

  • allgemeine Verjährungsfrist 3 Jahre
  • für Urteile/Vergleiche 30 Jahre

Beginn der Löschfrist: Sobald die Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder keine Rechtsnachteile mehr vorkommen können (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Finanzbuchhaltung

Für personenbezogene Daten, die wir zum Zweck der Finanzbuchhaltung verarbeiten, gelten die folgenden Hinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerberater
    • Bank zur Durchführung der Überweisungen
    • Hosting-Anbieter
    • Ggf. Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Buchungsbelege: 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende nach Steuerbescheid

Woher stammen die Daten?

Erhebung von Kontendaten über die Bank

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Jahresabschlussprüfung/Innenrevision

Falls Sie eine Rechnung von uns erhalten haben, sind die dabei verwendeten Daten Gegenstand der Jahresabschlussprüfung/Innenrevision für das Jahr der Rechnungslegung.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerprüfer (Finanzamt)

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss der Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Metadaten der Kommunikation, Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Cloudanbieter
    • Hosting-Anbieter
    • Asset-Management-System-Anbieter
    • IT-Berater
    • Ad-Hoc Service Provider
    • Ggf. externer IT-Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

N/A - Datenverarbeitung erfolgt durch IT

Beginn der Löschfrist: Zweckerfüllung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Daten-/Aktenvernichtung

Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, dann löschen wir diese. Die Löschung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss der Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Geschäftsbesorgungsvertrag/Investment Advisor Vertrag

Wenn Sie einen Vertrag mit uns abschließen, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der im Vertrag genannten Personen.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung (Dokumentation der vertraglichen Pflichten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Unterschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Kunden
    • Käufer/Verkäufer (bei An-/Verkäufen)
    • Cloudanbieter

Übermittlung in Drittländer

Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern

Löschung personenbezogener Daten

6 Jahre zum Jahresende nach Ablauf des Vertrags

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Anrufbeantworter

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Telekommunikationsanbieter
    • Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen

Beginn der Löschfrist: Aufnahme

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte

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Bewerbermanagement

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragsanbahnung (Mitarbeiter) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Aufbewahrung aus berechtigtem Interesse (Abwehr von etwaigen Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, E-Mail-Adresse, Heimatort/Nationalität, Sprache, Zivilstand Beruf/ausgeübte Funktion, Stellenbeschreibung, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Leistung und Verhalten, Vergütung, Benefits, Pensum, Arbeitszeiten, Arbeitsunfähigkeiten, Weiterbildung, Schulungen, Nebenerwerb, Bewerbungsdaten, Assessments Passnummer, Pers.-ID, Signatur, Bankdaten, Zahlungshistorie, Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskunft, Quellensteuer-Daten (inkl. Konfession), allgemeine Personen-daten über Familienmitglieder, Familienzertifikat, Geburtsschein, Heiratsurkunde, Rechtsfallinformationen, Strafregisterauszüge, Daten aus eingeholten Referenzen, Vorsorgeplan, Arbeitsfähigkeit, IV- und AHV-Entscheide, Versicherungsabrechnungen, Begünstigte, Personenstandsausweis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Großmuttergesellschaft und Auftragsverarbeiter zur HR-Administration und zur Erbringung von Managementdienstleistungen gemäß Vertrag
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Bewerber: 6 Monate nach Absage; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Bewerber: Absage; Fortfall des Verarbeitungszwecks (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Stellenvermittlung, Personaldienstleister

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Personalverwaltung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Personalverwaltung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber Beschäftigten, Führen eines Organigramms; Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Bankverbindung, Geburtsdatum/Geburtsort, E-Mail-Adresse, Heimatort/Nationalität, Sprache, Zivilstand, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Beruf/ausgeübte Funktion, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Familienstand, Befähigungsnachweise, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerberater
    • Personaldienstleister
    • Bank
    • Ggf. Versicherungen
    • öffentliche Stellen: Sozialversicherungsträger/Knappschaft, Krankenkassen, Versorgungswerke, Steuerbehörden, Berufsgenossenschaften, Finanzbehörden
    • Desksharingsystem-Anbieter
    • Großmuttergesellschaft und Auftragsverarbeiter zur HR-Administration und zur Erbringung von Managementdienstleistungen gemäß Vertrag
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Beschäftigte 10 Jahre bzw. sofort bezgl. der Bewerbungsunterlagen; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Mitarbeiter-Austritt bzw. Fortfall des Verarbeitungszwecks (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die Krankenkasse; Abruf steuerrelevanter Informationen beim Finanzamt

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Zeiterfassung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Ausübung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Arbeitszeit

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Systems zur Zeiterfassung
    • Behörden auf Anfrage

Löschung personenbezogener Daten

10 Jahre zum Jahresende (§ 199 BGB, Verjährungshöchstfrist für Ansprüche)

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Die Daten werden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Versicherungen für Beschäftigte

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (Absicherung des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss der Versicherung erforderlich sind

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Versicherung
    • Versicherungsmakler
    • Berufsgenossenschaft
    • Steuerberater
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

10 Jahre zum Jahresende

Beginn der Löschfrist: Ablauf des Versicherungsvertrags; Rentenversicherung mit Erreichen des gesetzlichen Renteneintrittsalters

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Weiterbildung für Beschäftigte

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der Compliance-Anforderungen sowie berufliche Entwicklung; bei notwendigen Schulungen: Berechtigtes Interesse (Personalentwicklung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei Weiterbildung auf Wunsch des Mitarbeiters: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Schulungsanbieter und Auftragsverarbeiter (z. B. für Hostingleistungen)

Übermittlung in Drittländer

USA, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission in Verbindung mit EU-US Data Privacy Framework liegt vor; Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

3 Jahre zum Jahresende; bei widerrufener Einwilligung: sofort

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung; Widerruf der Einwilligung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Betriebliche Altersvorsorge

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (Absicherung des Arbeitnehmers) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Geburtsdatum

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Versicherung
    • Versicherungsmakler
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

30 Jahre zum Jahresende (§18 a BetrAVG)

Beginn der Löschfrist: Mitarbeiter-Austritt bzw. Fortfall des Verarbeitungszwecks

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Kreditkarten

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Ermöglichung des Einkaufs durch Beschäftigte zu Lasten des Arbeitgebers; Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (Mitarbeiterbindung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, private Kontonummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter der Karten
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB)

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge

Betriebsinterne Kommunikation

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Anbieter des Chatsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Nach Zweckerreichung (keine Aufbewahrungspflicht)

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten auf der Website

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Foto, Tätigkeits-/Berufsbezeichnung, Name

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Widerruf der Einwilligung oder Mitarbeiter-Austritt bzw. Fortfall des Verarbeitungszwecks

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.

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Einsichtnahme durch Muttergesellschaft und internen Aufsichtsrat

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Arbeitgeber, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Datenschutzhinweise für sonstige betroffene Personen (z. B. Investoren, Zahlungsempfänger, Dienstleister, Ansprechpartner)

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Fundamenta Group Deutschland AG
Maximilianstraße 38
80539 München

Tel: +49 89 9982 072 00
E-Mail: info@fundamentagroup.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:

GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Geschäftsführer Steffen Groß
Storkower Straße 101B
10407 Berlin

Tel: 030 419939660
E-Mail: kanzlei@gross.team

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Verarbeitungsvorgängen, die für Ihre Betroffenengruppe relevant sind. Sie erfahren für jeden Verarbeitungsprozess, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht. Sie können außerdem die Rechtsgrundlage und die Empfänger ablesen sowie die Angabe, ob Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer übermittelt werden, nach welcher Frist sie vernichtet werden und aus welchen Quellen sie erhoben wurden (falls die Daten nicht direkt von Ihnen stammen).

Kommunikation mit Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erfüllung von rechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. bereichsspezifischen Gesetzen wie z. B. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Post-/Paketdienste
    • Telekommunikationsanbieter
    • Ggf. externe Dienstleister im Bereich Finanzberatung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Diverse; Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien z. B.

  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Sonstiger Schriftverkehr: 6 Jahre

Im Übrigen s. die weiteren Verarbeitungsprozesse entsprechend diesen Datenschutzhinweisen.

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Videokonferenzen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, E-Mail-Adresse, Metadaten der Kommunikation, Telefonnummer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Videokonferenzsystems

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerreichung (max. 1 Monat)

Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ausübung der Betroffenen-Rechte auf Anfrage (Auskunft, Korrektur, Datenübertragung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Zum Nachweis der Erfüllung von Betroffenenrechten wird die diesbezügliche Kommunikation gespeichert. Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungszweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Fondsanteile, Erwerbszeitpunkt, Anteilspreis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Externer Datenschutzbeauftragter
    • Rechtsanwalt
    • bei Recht auf Datenübertragbarkeit jeder weitere vom Betroffenen benannte Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger, sofern diese in Drittländern ansässig sind

Löschung personenbezogener Daten

Spezifiziert separat für die einzelnen Datenkategorien. Für Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben: 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG)

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende des Beginns der Datenverarbeitung (z. B. Erhalt der Betroffenenanfrage)

Woher stammen die Daten?

Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)

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Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Gerichtsverfahren

Wenn personenbezogene Daten verwendet werden zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Gerichtsverfahren, dann gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Rechtsanwalt/Notar
    • Gericht
    • Gerichtsvollzieher
    • Inkassounternehmen
    • Fallspezifisch weitere Empfänger möglich

Löschung personenbezogener Daten

  • allgemeine Verjährungsfrist 3 Jahre
  • für Urteile/Vergleiche 30 Jahre

Beginn der Löschfrist: Sobald die Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder keine Rechtsnachteile mehr vorkommen können (zum Jahresende)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Finanzbuchhaltung

Für personenbezogene Daten, die wir zum Zweck der Finanzbuchhaltung verarbeiten, gelten die folgenden Hinweise.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerberater
    • Bank zur Durchführung der Überweisungen
    • Hosting-Anbieter
    • Ggf. Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Buchungsbelege: 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Zum Jahresende nach Steuerbescheid

Woher stammen die Daten?

Erhebung von Kontendaten über die Bank

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Jahresabschlussprüfung/Innenrevision

Falls Sie eine Rechnung von uns erhalten haben, sind die dabei verwendeten Daten Gegenstand der Jahresabschlussprüfung/Innenrevision für das Jahr der Rechnungslegung.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Steuerprüfer (Finanzamt)

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Server-Log-Dateien, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage/des Zugriffs, IP-Adresse, ungefähre geografische Herkunft, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Metadaten der Kommunikation, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss einer Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechenden Nachweisen (z. B. Geburtsurkunde), Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Zählerstände, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Personalausweis-Kopie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Fondsanteile, Erwerbszeitpunkt, Anteilspreis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Cloudanbieter
    • Hosting-Anbieter
    • Asset-Management-System-Anbieter
    • IT-Berater
    • Ad-Hoc Service Provider
    • Ggf. externer IT-Dienstleister

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

N/A - Datenverarbeitung erfolgt durch IT

Beginn der Löschfrist: Zweckerfüllung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Daten-/Aktenvernichtung

Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, dann löschen wir diese. Die Löschung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss einer Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Zählerstände, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Personalausweis-Kopie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Fondsanteile, Erwerbszeitpunkt, Anteilspreis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Geschäftsbesorgungsvertrag/Investment Advisor Vertrag

Wenn Sie einen Vertrag mit uns abschließen, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der im Vertrag genannten Personen.

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung (Dokumentation der vertraglichen Pflichten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Unterschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Kunden
    • Käufer/Verkäufer (bei An-/Verkäufen)
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

6 Jahre zum Jahresende nach Ablauf des Vertrags

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Anrufbeantworter

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Telekommunikationsanbieter
    • Muttergesellschaft

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen

Beginn der Löschfrist: Aufnahme

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte

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Blacklist

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Verhinderung der Wiedereinspielung gelöschter Daten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, sonstige Kontaktdaten oder ggf. weitere Daten

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • CRM-Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Widerruf des Widerspruchs

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Werbung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Werbung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. dem Vorliegen der Voraussetzungen nach § 7 Abs. 3 UWG

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • CRM-Hosting-Anbieter
    • Auftragsverarbeiter (Marketing & Communication)

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Ende des Vertragsverhältnisses oder Widerspruch durch den Betroffenen

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Betriebliche Altersvorsorge

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (Absicherung des Arbeitnehmers) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Geburtsdatum

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Versicherung
    • Versicherungsmakler

Löschung personenbezogener Daten

30 Jahre zum Jahresende nach Ausscheiden des Beschäftigten (§18 a BetrAVG)

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen in Vertretung des Eigentümers zur Vertragserfüllung (Kontrolle der Hausverwaltung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss einer Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Arbeitszeit, Eintrittszeitpunkt, Austrittszeitpunkt, Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Zählerstände, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter des Asset Management Systems

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Daten aus Verwaltungsunterlagen werden über die Hausverwaltung erhoben; Mieterdaten werden über den Eigentümer oder die Hausverwaltung erhoben.

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Übernahme einer Liegenschaft von Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter (Wohnraum, Gewerbe, WEG)

Bei der Übernahme einer Liegenschaft erhalten wir von der Vorverwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss einer Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Auftragsverarbeiter

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)

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Abgabe einer Liegenschaft an neue Hausverwaltung/Eigentümer/Vermieter

Bei der Abgabe einer Liegenschaft übermitteln wir an die zukünftige Verwaltung personenbezogene Daten von Eigentümern/Vermietern und sonstigen Beteiligten (z. B. Dienstleister, Nutzungsberechtigte).

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Sicherung einer geordneten Übergabe) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, ggf. weitere Merkmale, die zum Abschluss einer Versicherung erforderlich sind, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Gehalt, Bonus, sonstige Vergütungen, betriebliche Altersversorgung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten bzw. zu geltend gemachten Ansprüchen/Gerichtsverfahren, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Miethöhe

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Neuer Verwalter/Eigentümer
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Ggf. Verwalter/Eigentümer in Drittländern; Hosting-Anbieter in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor)

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht, Wartung bei gesetzlichen Pflichten, z. B. Rauchwarnmelder, Legionellenprüfung (Überprüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Ggf. Datenerhebung über Eigentümer/Vermieter/Verwalter oder Fachunternehmen

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Instandsetzung (Überwachung), Instandhaltung (Überwachung), Modernisierung (Überwachung und Durchführung), Baumaßnahmen (Überwachung und Durchführung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Überwachung der Instandsetzung und Instandhaltung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort nach Zweckerfüllung; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Woher stammen die Daten?

Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter/Verwalter erhoben

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Weitergabe von Daten an Handwerker/Dienstleister zwecks Identifikation der Wohneinheit

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Handwerker/Dienstleister

Löschung personenbezogener Daten

Nicht zutreffend

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Führung der Beschlusssammlung (Protokolle/Beschlüsse)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Regelungen der Miteigentümer

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Keine

Löschung personenbezogener Daten

Dauerhafte Aufbewahrung, keine Löschung

Woher stammen die Daten?

Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet

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Mieterhöhungsverlangen mit Vergleichswohnungen (Einsichtnahme zur Prüfung)

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse (Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens

Woher stammen die Daten?

Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter/Eigentümer/Verwalter)

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Interessentendatenbank

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO nach Ablauf von 12 Monaten

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Anbieter der Transaktionsdatenbank
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor); Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor)

Löschung personenbezogener Daten

12 Monate; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Beginn der Datenverarbeitung, wenn die Einwilligung nicht erneuert wird

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Investoren-Datenbank

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Fondsanteile, Erwerbszeitpunkt, Anteilspreis; Name des Investors (pseudonymisiert)

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Hosting-Anbieter für E-Mails und das CRM-System
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Beendigung des Investment Advisor Vertrags oder Verkauf der Anteile durch den Investor

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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Ankauf und Verkauf von Immobilien: Datenbereitstellung

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Vertragsanbahnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name, Mieterliste (i. d. R. anonymisiert), Verträge und Buchhaltungsbelege zur Beurteilung der Haftungsrisiken und der Wirtschaftlichkeit und der technischen Situation des Gebäudes

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Interessenten (An- und Verkauf)
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Ablauf der Verjährungsfristen (Haftungsrisiko); i.d.R. 5 Jahre zum Jahresende nach Beginn der Datenverarbeitung

Woher stammen die Daten?

Daten wurden ggf. über einen externen Verkäufer erhoben.

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Management- und Vertriebsdienstleistungen

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO

Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (Management- und Vertriebsdienstleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Name des Investors, ggf. Fondsanteile, Erwerbszeitpunkt, Anteilspreis

Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

  • innerhalb der Organisation
    • Geschäftsführung
    • Fachabteilung
  • außerhalb der Organisation
    • Muttergesellschaft zur Erbringung von Management- und Vertriebsdienstleistungen gem. Vertrag
    • Hosting-Anbieter

Übermittlung in Drittländer

Schweiz, Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt vor

Löschung personenbezogener Daten

Sofort; Durch IT-Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse gespeicherte Daten – 10 Jahre

Beginn der Löschfrist: Verkauf der Anteile durch den Investor

Woher stammen die Daten?

Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.

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